〜「こうきさん」から投稿されたフアン〜
『限られた時間内で最大の成果をあげたい』『できるだけ短時間で生産性を高めたい』と思うのはすべての働く人たちが望んでいることですね。 そこで、仕事を時間内にうまく回すためにどのような工夫をしているのかについて、オリックス生命全社員に聞いてみました。
①1日の仕事を時間割のように決めて実行する31%
②ムダな仕事をやめる 28%
③朝型にシフトする13%
④システム化で効率を上げる7%
⑤周囲に協力を仰ぐ8%
⑥日次、週次で集中タイムを設ける6%
⑦その他7%
結果は「時間割を決めて実行している」が1位、「ムダな仕事をやめる」「朝型にシフトする」と続きました。約7割の方がこのいずれかの方法をオススメしています。
仕事の時間割を決めて実行するには、先ずは優先順位をつけなければなりませんが、それには、やるべき必要なことと不要なことを選択する力が必要になってきます。
ですが、実際には予定にない仕事が突然入ってきたりする場合もあるので、なかなか簡単ではありませんね。
そこでヒントにしたいのが5位にある「周囲に協力を仰ぐ」です。
会社には組織があり仲間がいるわけですから、周囲に協力を得られる体制をつくっておくことも仕事の効率化につながるのです。
そのためには、時間的・能力的に自分のできること、できないことを理解する必要がありますね。
以下のようなEXCELシートを使って管理しています。内容別に番号化した①仕事と②終了時間を入力すると、作業時間が出力されるようになっています。1つの仕事を終えるごとに、欠かさず入力しています。ポイントは、2つの項目をその都度入力することです。退社時に1日を振り返ってまとめて入力しようとすると、かえって思い出すのに時間がかかったり、概算時間になりがちで効果的ではありません。
このように記録をつけていくと、どの仕事に何分時間がかかるかという自分の処理能力を正しく把握することができますし、翌日以降の仕事配分を組み立てる上で、活用することができます。
就業時間内に終わらなかった時は、なぜ時間がかかったのかを追求し、ムリ・ムダがないか考え、仕事の効率化を図ることができるようになりました。例えば、調べものなどに時間を費やしたのであれば、次回以降誰でも簡単に進められるよう、マニュアルや定型フォーマットを作成するようにしています。
また新しい仕事を始める時に、オーバーワークになる可能性などの予測もできるようになるので、事前に周囲に協力を仰ぐなど対策を講じることも可能です。